lunes, 14 de marzo de 2011

Cómo Evernote me ordenó la cabeza y el escritorio...

Si eres disperso y desordenado por esencia (como yo) te sugiero leer este pequeño post donde te voy a contar porqué me hice dependiente (por no decir adicto) de Evernote.
Hace ya unos 6 meses que me decidí pasar a Mac, decisión de la cual no me arrepiento ya que he ganado mucho en relación con lo que "perdí" del mundo PC.
Lo único que echaba de menos (hasta hace un tiempo) era la aplicación Onenote de Microsoft, que básicamente es un cuaderno electrónico de notas. Ahí uno podría administrar proyectos, notas, ideas, links, comentarios, etc. en distintas carpetas en forma de pestañas.
Yo ocupaba MUCHO Onenote por eso es que el "precio" que tuve que pagar al pasarme a Mac fue perder parte de esas anotaciones... (mi PC Vaio murió...).
Bueno, hace unos dos meses me encontré con Evernote y desde ahí que no lo he dejado de usar. A simple vista es similar a Onenote pero creo que vale la pena comentar las grandes diferencias que tiene con este programa ya que viene con algunas "chorezas" y trucos muy útiles  que les voy a comentar a continuación:
-De partida el programa es GRATIS y funciona para Mac o PC, se descarga fácilmente desde la página principal.

-Permite almacenar y administrar absolutamente todo lo que se te ocurra de manera fácil e intuitiva, notas escritas, fotos, links, capturas de pantalla, audio, fotos de texto escrito e incluso manuscrito, etc...


-Luego te indexa y ordena automáticamente la información por palabras clave, que tu las puedes cambiar lo deseas. Incluso te permite acceder fácilmente a palabras clave que se encuentren en fotos de notas escritas en papel o pizarras de reuniones (esto es muy útil).

-En una misma nota puedes combinar escritos, audio, imagenes, links, o lo que se te ocurra.


-Puedes sincronizar el Evernote de tu computador con tu Blackberry, iPhone o iPad. Esto sí que es notable. Cuando uno instala el programa hay que crear una cuenta de correo (rápido y gratis) que te permite que cualquier cosa que te llame la atención o idea que se te venga a la cabeza, la anotas en tu teléfono y te la mandas al correo interno de Evernote. Este sistema permite que en unos segundos se sincronice todo lo que anotaste en tu teléfono con el computador en tu oficina o casa de modo que cuando te sientas en tu escritorio, toda la información e ideas que recopilaste en tu paseo ya están indexadas, almacenadas y clasificadas, listas para ponerse a trabajar. 

-Puedes acceder a TODO tu contenido de manera remota desde tu iPhone o Blackberry o si quieres puedes mandar esa información a cualquier persona por correo. Incluso puedes sincronizar Evernote con tu cuenta de Twitter para enviar, recibir, guardar, administrar, imprimir o retweetear desde este programa.

-Tiene una modalidad premium con funcionalidades mejoradas (más capacidad de almacenamiento, asistencia en línea, opción de trabajo en redes, etc...) que por lo menos con el uso que le he dado yo no ha sido necesaria, de hecho hay varias herramientas que aún no aprendo o no he necesitado. 


QUÉ USO LE DOY A EVERNOTE.

Hasta ahora básicamente lo he utilizado para capturar, recopilar, almacenar, clasificar y administrar IDEAS que voy a utilizar en:


-Proyectos laborales: Actualmente trabajo en el área de Marketing para un laboratorio farmacéutico multinacional. Acá debo dirigir y coordinar las acciones de marketing para 8 líneas de productos, cada línea con sus respectivos eventos científicos, lanzamientos de nuevos productos, campañas internas y externas, etc... Esto significa una carga de información importante. Como ustedes saben el márketing consiste en llevar a la acción un conjunto de ideas y acá nuevamente Evernote me ayuda a gestionar todas estas ideas para cada línea de productos por separado o también líneas de productos combinadas (con una aplicación que permite combinar y sincronizar elementos de una carpeta con otra), además de enviar información (audio, notas escritas, contactos, fotos, etc) de cada reunión a su carpeta correspondiente y poder administrarla de donde sea.

-Nuevos artículos del Blog: Acá almaceno primero los temas generales de los cuales pienso escribir. Luego les voy dando forma y definiendo el tema de cada post con todo lo que me pueda servir para contextualizar bien un artículo. Notas escritas, links interesantes, entrevistas y archivos de audio, fotos, etc. Todo esto se puede enviar de manera remota, se sincroniza en pocos segundos y se puede acceder a todo esto también de manera remota desde cualquier parte con tu cuenta de Evernote.

-Charlas y clases: Al igual que con los post del blog, el proceso sigue el mismo patrón. Primero determino el tema general del que voy a hablar y creo una carpeta para ese tema. De ahí el proceso se pone un poco caótico y divergente. Anoto, registro y recopilo todo lo que me pueda servir para sintetizar un buen marco teórico para desarrollar el tema. 
Acá también el teléfono (Blackberry en mi caso) juega un papel fundamental como "estación de trabajo remota" ya que desde acá mando lo que se me ocurra a esa carpeta, con tags y palabras claves para poder acceder de manera más rápida posteriormente.

-Proyectos personales: Lo estoy usando actualmente para organizar y planificar unas MERECIDAS vacaciones en el extranjero. En la carpeta correspondiente envío links, fotos, mapas, comentarios, etc. de los países y lugares que me gustaría recorrer. 
Todo en un solo lugar, sin que se ma vaya ningún detalle o idea.

Porque de eso se trata finalmente "la gran promesa de la tecnología"... 
De contar con herramientas que nos faciliten un poco la vida. Y humildemente opino que, por lo menos en mi caso, Evernote ha simplificado (y ordenado un poco) la mía...

Saludos a todos.

DMP

1 comentario:

  1. Enrique Sepúlveda14 de marzo de 2011, 19:23

    Interesante.
    Voy a probarlo.
    Saludos.

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