Reunión? De nuevo? Pfffff.....

A cuantas reuniones asistió ayer? A cuántas esta semana? A cuántas la semana pasada?

Es del tipo de persona que se pasa de reunión en reunión? Le pasa que generalmente siente que pierde mucho de su valioso tiempo en este tipo de reuniones?

En Chile nos hemos acostumbrado a pasarnos el día en reuniones. Algunas son reales, otras son una simple excusa (el otro día en la fila del banco un tipo delante de mí contesta su celular y dice “no te puedo contestar, estoy en reunión”…¿?), unas son largas y “latigudas” , otras más cortas e intensas, pero en general la tendencia que uno ve es que las reuniones se han transformado en un espacio de interacción social, de “copuchenteo”, de catarsis muchas veces, pero en muy pocas ocasiones pasa lo que realmente debiera pasar. Un grupo de personas se juntan a trabajar algunos temas puntuales que requieren soluciones efectivas, atingentes, aplicables y ojalá creativas.

Acá les presento algunos de los motivos que podrían explicar lo poco efectivas que están siendo las reuniones en general:

-Usualmente terminan tratando temas mal definidos, abstractos y poco prácticos. Casi nunca se tratan problemas REALES y se dan soluciones interesantes.

-En general las reuniones son bastante pobres en términos temáticos, de hecho la cantidad de información valiosa entregada por minuto es bajísima.

-Los temas a tratar usualmente van “mutando” durante la reunión. Partimos conversando de A y no es raro terminar conversando de Z.

-Una buena reunión requiere de una buena preparación de los asistentes (de todos ellos) pero generalmente NO hay tiempo para prepararlas correctamente. Resultado? Se conversa de cualquier cosa o se improvisa…

-Frecuentemente estas reuniones tienen agendas tan vagas y poco claras que al final nadie está claro de cuál es el objetivo final de la reunión.

-Estadísticamente en cada reunión debe haber al menos un imbécil (discúlpenme lo fuerte de la palabra, pero en verdad es así) que inevitablemente se las arregla para molestar, “aportar” datos y comentarios irrelevantes, preguntar tonteras, aportillar ideas y con todo esto hace que la reunión pierda el hilo conductor y los asistentes pierdan su tiempo.

-Además al parecer las reuniones se reproducen! Las reuniones “engendran” otras reuniones que a su vez “engendran” más reuniones… un cuento de nunca acabar.

A todo esto sumémosle el factor TIEMPO.

Muchas veces no se necesitan más que 7 u 8 minutos de una buena reunión para tratar un tema puntual y tomar alguna decisión pero esto NO es lo que suele ocurrir. En general lo que ocurre es que a los asistentes se les cita a través de programas como Outlook o Google Calendar en que por defecto se cita a reuniones de 30 minutos o una hora (o incluso más).

Yo me pregunto, si un tema puntual se puede zanjar en 8 minutos, por qué citar a una reunión de 30 minutos o de 1 hora?

Además si nos ponemos a pensar en el COSTO REAL de las reuniones nos damos cuenta de que están absolutamente subvalorados en términos tiempo (quizás el recurso más escaso de todos). Por ejemplo si se cita a 10 personas a una reunión de 1 hora, el costo en tiempo NO es 1 hora, sino 10 horas/hombre! Y si a esto le sumáramos el costo de que esas 10 personas preparen la reunión, dejen de hacer lo que estaban haciendo, se trasladen al lugar de la reunión, vuelvan a sus oficinas, se vuelvan a concentrar y retomen lo que estaban haciendo (tal como estaban antes de la reunión) probablemente llegaríamos a un “costo reunión” de 15 horas o más! O sea el equivalente en tiempo a casi 2 días laborales de una persona! No será MUY caro?

Por lo tanto antes de citar a una reunión a un grupo de personas sería más que atingente preguntarse: 
Es realmente necesaria esta reunión? 
Habrá otra manera más eficiente de trabajar este tema sin citar a reunión? 
Cuál es el costo REAL de esta reunión? 
Qué es lo que se espera sacar en limpio de esta reunión?

Si así y todo se decide que es absolutamente necesario reunirse para trabajar un tema muy relevante, sugiero considerar estos puntos:

-Poner hora de término. Terminó el tiempo asignado? Terminó la reunión! Punto.

-Invitar a la menor cantidad de gente posible. Que asistan solo los indispensables.

-Tener siempre antes de una reunión una agenda temática CLARA y ajustarse a ella durante la reunión.

-Comenzar la reunión con un tema específico y cada vez que sienta que se va del tema haga los esfuerzos correspondientes para ir reencauzando la reunión.

-En la medida de lo posible es mejor reunirse en el lugar del problema en vez de ir a un salón de conferencias. Esto ayuda a tener una visión más clara y una perspectiva REAL del problema, lo que debe resultar en soluciones reales. Cuando se trabajan temas en un ambiente “controlado” o muy distinto al ambiente real, cuesta más encontrar soluciones prácticas.

-Terminar siempre con una solución y un encargado/responsable de implementarla.

Y bueno, ahora...

Me voy a reunión!